Tipps für das Zeitmanagement

Kennen Sie das auch? Sie fühlen sich nicht effektiv in Ihrer Arbeitsweise? Sie sind genervt von der Fülle der Aufgaben?  Wir leben in einer Zeit, in der der Echtzeit-Charakter der Medien und der sozialen Netzwerke uns beeinflusst und in der wir vieles "schnell" erledigen möchten.
Ist das immer zielführend? Ich möchte nicht, dass man wichtige Aufgaben für mich mal "schnell" durchführt. Sorgfältig wäre besser.

Zeitmanagement als moderner Trend?

Ist Zeitmanagement ein neuer Trend? Definitiv nicht. Schon 1762 kritisierte Rousseau, dass Schülern für das Lernen weniger Zeit zur Verfügung stand, obwohl die Themen vielfältiger würden.
Seit vielen Generationen spielt das Thema Zeitmanagement im Lern – und Arbeitsbereich eine entscheidende Rolle.
Die Arbeitszeiten und Arbeitsprozesse sind im Laufe der Zeit immer komplexer und der Zeitdruck ist höher geworden.
Großer Zeitdruck und ständig wachsende Anforderungen können zu Krankheiten führen. Burn Out und stressbedingte körperliche Beschwerden treten immer häufiger auf.
Es lohnt sich somit, sich über die Methoden des Zeitmanagements zu informieren und zu schauen, ob man sich selbst verbessern kann. Eine bessere Strukturierung und mehr Effektivität bei der Arbeit können zu einer besseren Work Life Balance führen.

Methoden des Zeitmanagements

Welche Methoden gibt es im Zeitmanagement, die man persönlich umsetzen kann?
Rein theoretische Methoden im Alltag einzuhalten ist nicht leicht. Manche Dinge entscheiden wir auch aus dem Bauch heraus. Ich halte es auch für wichtig, dem eigenen Instinkt zu folgen. Schauen wir uns doch die gängigen Theorien einmal an.

Eisenhower Methode

Beginnen wir mit der sehr bekannten Eisenhower Methode. In der Matrix werden dringende von nicht dringenden Aufgaben unterschieden. Außerdem trennt man wichtige von unwichtigen Dingen.
Starten wir mit den wichtigen und dringenden Dingen. Das kann beispielsweise das eilige Anliegen eines Top-Kunden sein, der schon mehrfach angerufen hat.

Der sofortige Rückruf ist in jedem Fall eine A-Aufgabe. In Produktionsunternehmen könnte es beispielsweise eine Fehlermeldung sein, die bei Nichtbeachtung einen Produktionsstillstand auslösen könnte.

Ist eine Aufgabe wichtig aber nicht dringend, muss sie sorgfältig terminiert werden. Das könnte beispielsweise ein Wartungstermin für Maschinen sein. An dieser Stelle ist ein digitaler Kalender geeignet, welcher rechtzeitig auf diesen Termin hinweist.

Wenn eine Aufgabe zwar dringend aber nicht wichtig ist, gehört sie auch nicht zu den A-Aufgaben. Sie kann delegiert oder automatisiert werden. Typische Aufgaben zur Delegation sind weniger wichtige Anrufe oder Botengänge, die keine persönliche Präsenz oder Einmischung erfordern.

Ist eine Aufgabe nicht wichtig und nicht dringend sollte man sie weglassen. Wenn sich die Priorität dieser Aufgabe ändern sollte, bekommt sie eine neue Gewichtung für die Einteilung.

Ich finde diese Methode ganz gut und übersichtlich. Die Punkte befinden sich natürlich in gegenseitiger Abhängigkeit. Wenn man sich frühzeitig um wichtige Dinge kümmert, die noch nicht dringend sind, gerät man nicht unter Druck.

Es wäre auch schön, wenn das immer klappen würde. Wir wissen jedoch, wie das oft im stressigen Arbeitsalltag läuft.
Man hat das Gefühl, dass man immer nur die Spitze des Eisbergs abarbeiten kann.

Das Pareto 80/20 – Prinzip:

Eine weitere Methode ist das Pareto Prinzip. Danach versucht man die wichtigsten 20 % der Arbeitsaufgaben zu erkennen und direkt zu erledigen.
Damit kann man dann nach Pareto schon 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. Hört sich super an. Das setzt natürlich voraus, dass man das auch bei komplexeren Projekten bestimmen kann. Um die fehlenden 20 % des Ergebnisses zu erzielen, werden nach Pareto dann jedoch 80 % des Aufwands veranlagt.

Praxisbeispiele

• In einem Zeitanteil von 20 Prozent werden 80 % der wichtigsten Schreibtischarbeiten erledigt
• Schlüsselkunden machen häufig 20 % des Kundenstamms aus – Häufig aber 80 % des Gesamtumsatzes
• 20 % eines Telefonates dient wirklich der Klärung der wichtigsten Eckpunkte
• Privat: 20% unserer Kleidung tragen wir wirklich

Die ABC-Methode:

Diese Methode gewichtet die Prioritäten nach A, B und C.
Persönlich finde ich die Eisenhower Methode besser, da sie auch die Dringlichkeit wertet. Wenn ich hier jedoch die C-Aufgaben auf der Liste habe und sie nicht erledigen kann, da die anderen in der Priorität höher sind, ist es besser sie zu delegieren oder zu automatisieren. Zudem kommen ja immer neue Aufgaben hinzu und es wird immer unübersichtlicher.

Die Alpen-Methode:

A= Das A steht für die Aufgaben, die eingeteilt werden sollen

L= Das L steht für die Länge und die Dauer der Aufgabenbewältigung. Die Einschätzung ist nicht leicht. Zumal wir nicht an jedem Tag in der gleichen Form sind. Eine ungefähre Schätzung ist jedoch wichtig für eine bessere Übersicht und die Planung.

P= Das P steht für „Pufferzeiten". Die Alpen-Methode geht von einer Pufferzeit von 40 % aus. Von 8 Arbeitsstunden sollen 5 Stunden verplant werden. Der Rest ist für spontane und unvorhersehbare Aufgaben reserviert.

E= Das E steht für Entscheidungen. Prüfung der Dringlichkeit und Wichtigkeit. Was kann man delegieren oder automatisieren? Mit einer klaren Entscheidung schließt man den Prozess ab.

N= Das N steht für die Nachkontrolle. Es wird ein Plan mit Notizen erstellt. Dabei werden auch die Gegebenheiten geprüft. Welche störenden Außenfaktoren gibt es? Zu welchen Tageszeiten bin ich besonders fit und kann mich sehr gut fokussieren? Wie kann ich meine Erfahrungen für die nächste Planung nutzen?

Die 3-W-Planungsregel:

Nach dieser Zeitmanagement-Methode stellt man sich drei Fragen:

• Welche Arbeitsabläufe und Schritte sind zu erledigen?
• Welche Dauer muss ich für diese Tätigkeiten einplanen?
• Welchen Zeitpuffer muss ich einplanen?

Diese Fragestellungen sollen eine bessere Planungssicherheit ermöglichen. Diese Methode überschneidet sich in vielen Ansätzen mit den bereits aufgeführten Methoden.
Ein weiterer interessanter und etwas anderer Ansatz ist die folgende Theorie:

Die Pomodoro-Technik:

Diese Technik wurde von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Der Name resultiert aus der Verwendung einer Eieruhr bei der Entwicklung dieser Theorie. Die Uhr sah aus wie eine Tomate und Pomodoro ist das italienische Wort dafür. Diese Methode hat einen strengen zeitlichen Ablauf:

• Schriftliche Formulierung der Tagesaufgaben
• Einstellen des Weckers auf eine Weckzeit nach 25 Minuten!
• Aufgaben bearbeiten und auf der To Do Liste abhaken, wenn die Zeit abgelaufen ist.
• Pause von 5 Minuten einlegen
• 4 Mal wird dieser halbstündige Zyklus wiederholt, dann wird eine längere Pause von 15- 20 Minuten eingelegt.

Mit dieser Methode möchte man die Konzentration fördern und der Erschöpfung entgegenwirken.

Was nehme ich für mich mit?

Die Frage, die Sie sich jetzt sicherlich stellen ist, was Sie persönlich umsetzen können. Gute Ansätze sind sicherlich in allen Theorien zu finden. Es obliegt Ihrer persönlichen Sichtweise, was für Sie passen könnte.
Das Wichtigste für mich sind die Themen Effizienz und Effektivität.

• Effizienz: Die wichtigen Dinge anpacken
• Effektivität: Die Dinge richtig anpacken – Fokussierung auf das jeweilige Thema

Der Schlüssel liegt für mich darin für A-Aufgaben eine größtmögliche Fokussierung anzutrainieren, um bei den anderen Aufgaben eine gesunde Basis zu haben. Für mich ist es wichtig, dass Unwichtige ausblenden zu können. In Zeiten von Informationsfluten keine leichte Aufgabe.

Konzentration und Fokussierung der Leistung in einer „Power Hour“

Ein tolles Mittel für gutes Zeitmanagement ist die Einführung einer persönlichen „Power Hour".
Möglichst ohne viele Störungen von außen konzentriert man sich nur auf die wichtigsten Dinge. Ich mache das häufig früh am Morgen. Für mich ist das auch wichtig, dass ich am Schreibtisch sitze und alle Informationsquellen für meine Entscheidungen und Formulierungen bei mir habe.
Versuchen Sie sich in dieser Zeit nur auf das Wichtige zu konzentrieren. Das ist auch eine Form von Training. Kein WhatsApp, Facebook oder Mails checken. Belohnen Sie sich danach!
Wer lernt sich perfekt zu konzentrieren und die wichtigen Dinge hintereinander abzuarbeiten ist effektiver und hat danach die Möglichkeit zu entspannen.

Effektivitätskiller und Zeitvampire

Was sollten wir vermeiden, um unsere Effektivität nicht zu verlieren?
Viele Dinge können uns ablenken. Der Echtzeitcharakter der Social Media Portale gibt vielen Menschen das Gefühl etwas zu verpassen, wenn sie nicht regelmäßig die News checken.

Es gibt jedoch jede Menge versteckte Zeitfresser:

• Unstrukturierte Telefonate
• Unklare Handlungsanweisungen
• Keine Beachtung der Sender- und Empfängerebene – schlechte Kommunikation
• Unstrukturierte Meetings ohne Agenda und Moderation
• Fehlendes Organigramm zu unternehmensinternen/praxisinternen Handlungsabläufen

Zum Abschluss ein bekanntes Zitat von Napoleon I. Bonaparte
 
(1769-1821), französischer Feldherr und Politiker, Kaiser der Franzosen von 1804-1814/15

„Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: Die Zeit.“

Probieren Sie einfach mal einige Methoden aus!
Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg!